Fördelar och nackdelar med att lagra data online i Gmail

Om att lagra data i Gmail

Under internetens tidiga dagar använde vissa människor e-posttjänster för att lagra data åt dem. Genom att skicka ett e-postmeddelande med ett bilaga med information du vill lagra, sparades det online av tjänsten. Du kan fortfarande använda denna metod för att spara data på e-posttjänster som Gmail. Om du gör det upptäcker du för- och nackdelar med att lagra information online med Gmail.

Hur du lagrar data i Gmail

Förutom att du bara vill lagra text i Gmail, måste du skapa en bilaga som innehåller din data. Gör det genom att klicka på “Compose”, sedan på “Attach a File” och välja en fil du vill bifoga från fönstret som öppnas. Gmail visar en länk med filens namn och storlek ovan. Du kan lägga till fler filer genom att klicka på länken “Attach Another File”. Skriv din Gmail-adress i rutan “To”, klicka på “Send” och Gmail skickar meddelandet som innehåller bilagan till dig själv.

Fördelar med att lagra i Gmail

Att lagra data i Gmail gör att du kan komma åt den var som helst med internetanslutning. Logga bara in på ditt Gmail-konto och leta upp meddelandet som innehåller dina filer. Du förlorar inte informationen, vilket kan hända om du lagrar den på en hårddisk som kan gå sönder. Dessutom är det enkelt att dela data med andra: skicka vidare ett meddelande med en video utan att först behöva ladda upp den igen.

Nackdelar

Ditt Gmail-konto har en begränsning på 10 GB för total lagringsutrymme, baserat på alla meddelanden i alla mappar, inklusive Skräppost och Spam. En annan nackdel uppstår om din internetanslutning går ned; då kan du inte nå dina data omedelbart. Att hålla reda på data blir också utmanande när du har många separata e-postmeddelanden. Det tar också tid att skapa och skicka ett meddelande bara för att spara data online, samt varje gång du vill lägga till en bilaga måste du öppna filväljaren.

Överväganden

Håll koll på “Quota Indicator” längst ner på din Gmail-skärm; den visar hur mycket utrymme kontot använder. När du närmar dig gränsen kan du radera meddelanden i mapparna Skräppost och Junk. Du kan söka efter meddelanden med bilagor genom att skriva has:attachment (utan citattecken) i sökfältet. För att hitta meddelanden större än 2 MB skriver du size:2000000 (utan citattecken). Radera dem för att frigöra plats.

Alternativa lagringslösningar

Google Drive är ett bättre sätt att hantera data. Med Drive kan du ladda upp filer till ett Google Docs-konto som du kan visa online. Du kan också installera Google Drive‑desktopappen som synkroniserar filer mellan din hårddisk och ditt online‑konto i bakgrunden. Registrera dig för ett gratis konto på Google Drive‑webbplatsen.