Vad är den korrekta etiketten vid hantering av koldioxidutskick på e -post?

Kolkopiering, eller CCing, någon på ett e -postmeddelande innebär att du skickar en kopia till en annan mottagare, förutom huvudmottagaren i fältet "Till:" i e -postmeddelandet. Korrekt etikett är viktigt när du skickar ett CC eftersom denna typ av e -post kommer med professionella risker, inklusive överväldigande hantering med för många onödiga mejl, kränker en medarbetares integritet, skapa förvirring om ansvar och överflödiga dubbelarbete.

Undvik CCing av din medarbetares chef

Det kan hjälpa dig att få ut din frustration till en chef som har befogenhet att hantera en irriterande medarbetare, men att skicka en CC till sin chef för ett mejl där hon ropar på något negativt kan hemsöka dig senare. Om du gör det mot någon annan, chansen är att någon någon gång kommer att CC din egen chef, markerar ett misstag du gjort. Istället för att skapa dålig karma för dig själv, se om du kan lösa problemet med din medarbetare i ett privat e-postmeddelande, eller ännu bättre personligen. Om du verkligen behöver prata med ledningen om frågan, gör det personligen eller via telefon - inte via e -post, eftersom du alltid riskerar att ledningen svarar dig med ett CC till medarbetaren i fråga.

Dubbelkolla svarstrådar

Den bästa etiketten är att bara skicka en chef en CC på en ny konversation eller som en FYI som inte kräver ett svar. Det snabbaste sättet att skämma ut någon eller dela information med fel person är att CC en chef på ett e -postmeddelande som svarar på många andra mejl mellan dig och huvudmottagaren under samma tråd. Om CC är absolut nödvändigt för det senaste e -postmeddelandet i tråden, ta bort tidigare e -postmeddelanden i samma tråd om de avslöjar information som endast är avsedd för dig och huvudmottagaren. Likaså, bry dig inte om att checka av en chef på e -postmeddelanden utan verklig nödvändig information, som de som skickas för ett enkelt "Tack!"

Be om tillstånd

Ta reda på i förväg om det är okej med dina medarbetare och deras chefer, eller dina chefer, att skicka dem till e -postmeddelanden om känsliga ämnen, till exempel en annans jobbprestanda - eller vilka e -postämnen de föredrar att få ett certifikat. Om du gör en mental registrering av vem som är okej med CC och vem som inte är det, det är mer troligt att du förblir i fred med dina medarbetare och ledningen. Du kan också diskutera frågan med någon inom mänskliga resurser för att ta reda på om ditt företag har en policy om vilka typer av e -postmeddelanden som ska skickas till personer i mellersta eller översta ledningen. Ledningspersonal får ofta ett extra antal mejl och kommer sannolikt att uppskatta denna artighet.

Håll det professionellt

All elektronisk korrespondens där ledningen får ett certifikat bör vara så professionell och generisk som möjligt. Du kan införa en policy där du aldrig skickar CC till ledningspersonal som kan anses vara personlig, passiv-aggressiv eller kontroversiell på något sätt. Ännu bättre, för att undvika riskabla CC -fel, skicka inte CC till ledningen alls, välja individuella e-postmeddelanden eller konversationer i stället. Också, undvik att skicka CC till ledningen om det skulle orsaka förvirring om vem som måste ta ansvar för en åtgärd; om antingen huvudmottagaren eller CC-d-chefen tror att den andra personen kommer att hantera din e-postförfrågan, det kanske inte hanteras alls, eller så kan de båda kopiera ansträngningar i onödan.