Fördelar och nackdelar med dokumenthanteringssystem

Dokumenthanteringssystem är elektroniska system som är utformade för att hantera, Lagra, distribuera och arkivera dokument. Dessa system är vanliga i företag och utbildningssystem och fungerar som digitala arkivskåp. Dokumenthanteringssystem är också kända som "innehållshanteringssystem" eftersom de kan lagra ljud, video, och andra medietyper utöver dokument.

Fysiskt utrymme

Dokumenthanteringssystem lagrar ofta information på servrar eller andra kraftfulla datorsystem. Dessa elektroniska lagringsutrymmen tar ofta mindre plats än deras fysiska motsvarighet.

Digital arkivering

Dokumenthanteringssystem möjliggör lagring av själva dokumenten och även för tidigare versioner. Detta kan hjälpa till att spåra revideringar genom tiden och ger en extra fördel med att kunna återgå till äldre dokument. Dock, om denna information inte är organiserad och lagrad korrekt, det kan finnas för många dokument och versioner tillgängliga, vilket orsakar ett informationsöverbelastningsproblem för användare.

Centraliserad plats

Dokumenthanteringssystem är en centraliserad lagringsplats där många användare kan komma åt det mest aktuella och aktuella dokumentet från en central plats. Denna enkla åtkomst till dokument stöder samarbete mellan många användare. Den centraliserade placeringen av dokument främjar också enkel distribution av dokument till användare. Dock, elektronisk lagring av digitala dokument på en enda plats kan utgöra en extra säkerhetsrisk om inte extra säkerhet läggs till för att skydda det elektroniska systemet.

Ytterligare verktyg

Elektronisk lagring och hantering av dokument i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem gör det möjligt för verktygsverktyg att tillhandahålla ytterligare funktioner som inte var tillgängliga i deras fysiska motsvarighet. Att söka igenom elektroniska dokument är lättare än att söka i varje dokument för hand. Men många av dessa verktyg kan vara onödiga och kan ha en högre kostnad än värde för företagen.