Hur man använder MS Word för att göra en användarmanual

Att skapa en användarmanual kan vara en försök och felövning inom forskning, dokumentation, och formatering, men den slutliga produkten gör ansträngningen värd. Microsoft Words mallar ger ramarna, så att du kan koncentrera dig på presentationen av information om din produkt eller tjänst. När du arbetar inom en av Words mallar, du har friheten att anpassa dokumentet efter dina behov.

Steg 1

I ord, klicka på fliken "Arkiv" och välj "Ny". Dubbelklicka på mappen "Böcker" i fönstret "Tillgängliga mallar". Dubbelklicka på mappen "Andra böcker". Dubbelklicka på mallen "Professionell manual". Words användarmanualmall är bara en utgångspunkt när du anpassar manualen efter dina krav. Dokumentet hämtas till ett nytt Word -fönster.

Steg 2

Bläddra igenom sidorna i användarmanualen för att få en uppfattning om vad som ingår, vad behöver ändras, och vad som behöver läggas till. Till exempel, Word innehåller en generisk titelsida, innehållsförteckning, rubriker, textblock, och bildplatshållare, tillsammans med tips om användarmanuell installation.

Steg 3

Markera en rubrik eller textblock. Skriv över det med din manuella information. Du kommer förmodligen att kopiera befintlig text från ett annat dokument och klistra in den direkt i malltextrutorna. Ersätt all Words platshållartext med din egen. Fyll manualen efter behov; du kanske vill lägga till texten först, sedan rubrikerna och bilderna, eller du kanske vill arbeta linjärt från första sidan till slutet.

Steg 4

Högerklicka på en platshållarbild eller bild och klicka på "Ta bort" -knappen för att ta bort den. För att lägga till dina bilder, klicka på fliken "Infoga", sedan "Bild" -knappen. Bläddra till bilden och dubbelklicka på den. Detta är också ett idealiskt sätt att märka bruksanvisningen genom att lägga till företagets logotyp på omslaget och på andra ställen i dokumentet.

Steg 5

Klicka på fliken "Hem". Kontrollera alternativen i avsnittet Stilar i menyfliksområdet. Dessa dikterar hur avsnitt i din manual ser ut, som texten i huvudstyckena och rubrikerna. Om du vill använda andra element än vad mallen erbjuder, högerklicka på en av stilarna, som "Rubrik 1, "och välj" Ändra ". Formatera rubriken och klicka på "OK". Alla rubrik 1 -stilar ändras, så du behöver inte gå igenom dem individuellt. Detta är ett bra sätt att se till att din manual överensstämmer med ditt företags interna stilkrav.

Steg 6

Bläddra till den första sidan i mallen, vilket är omslaget i de flesta mallar. Se till att all platshållartext har ersatts med information om din produkt eller tjänst.

Steg 7

Innehållsförteckningen visar de generiska mallrubrikerna. Högerklicka på innehållsförteckningen och välj "Uppdateringsfält". Klicka på alternativknappen "Uppdatera hela tabellen", klicka sedan på "OK". Detta ändrar innehållsförteckningen för att återspegla dina nya rubriker och sidnummer.

Klicka på fliken "Arkiv" och välj "Spara som". Ange användarmanualens filnamn i fältet "Filnamn", välj var du vill spara dokumentet på din dator, och klicka på knappen "Spara".

Dricks

• Dina användarmanualkrav dikterar några av dina val när du konfigurerar Word. Till exempel, du kanske föredrar enstaka sidor framför häftestil. I det tidigare fallet, du kan hålla fast vid Words standardinställning på 8,5 tum med 11 tum. Andra Word -mallar använder flersidiga layouter i andra storlekar och riktningar.