Vad är skillnaderna mellan manuell och datoriserad redovisning?

Persondatorn har för alltid förändrat hur människor gör affärer:för varje viktig företagsuppgift, det finns en mjukvarulösning att matcha. Om du fortfarande gör ditt företags bokföring för hand, överväga de stora skillnaderna mellan det och att använda dedikerad redovisningsprogramvara. Det finns stora fördelar med att gå digitalt, men dessa fördelar har vissa risker. Allt beror på vad som fungerar bäst för dig och ditt företag.

Noggrannhet och konsekvens

Bokföringsprogram använder automatiska beräkningar för att säkerställa att din matematik alltid är rätt. Dessutom, datoriserad redovisning bygger konsekvens i din rapportering genom standardiserade filformat och etablerade arbetsflöden. Bokföringsprogramvara är bara lika smart som användaren, dock, och byte till digital redovisning garanterar inte nödvändigtvis eliminering av misstag. Dock, datoriserad redovisning, när den utförs korrekt, är mer exakt än manuell redovisning.

Ingångshastighet

När du har implementerat en datoriserad lösning för ditt företag, den tid du lägger på att arbeta med redovisningsuppgifter bör minska kraftigt. Att mata in data via ett tangentbord och låta datorn göra jobbet är snabbare än att skriva ner saker och räkna ut matten med en miniräknare, och redovisningsprogramvara kommer med en mängd inbyggda mallar som är utformade för att göra processen enklare. Dessutom, data som matas in via datoriserad redovisning är omedelbart tillgänglig, vilket innebär att du alltid har de senaste siffrorna tillgängliga. Nackdelen är att det kommer att ta lite tid att anpassa sig till att använda den nya programvaran, vilket minskar den initiala sparade tiden.

Säkerhet och säkerhet

Även om du kan lösenordsskydda dina bokföringsdata och lagra dem på din arbetsdator, manuell redovisning är mindre säker i och med att de skriftliga dokumenten staplas över tiden och kräver allt större lagringslösningar. Dessutom, du kan enkelt säkerhetskopiera digital redovisningsdata till en extern enhet, Du måste kopiera manuella bokföringsdata manuellt. Att förlora dina digitala bokföringsdata är mindre dramatiskt än att förlora originaldokumenten, eftersom du kan återställa dina säkerhetskopior med minimal krångel. Dock, datorhårdvara är mer ömtålig än de faktiska dokumenten, så du måste vidta åtgärder för att skydda dina data i händelse av ett hårdvaruproblem.

Enkel distribution

I manuell redovisning, du skapar och distribuerar fakturor, räkningar och andra poster för hand. Med digital redovisning, du kan skapa samma uppsättning dokument på mycket mindre tid, och skriv ut så många kopior du behöver. Du kan sedan skicka digitala dokument via e -post, så att du kan begränsa mängden fysiska medier som ditt företag faktiskt måste använda. Med datoriserad redovisningsprogramvara, det är enkelt att skriva ut, kopiera och skicka alla dokument som behövs av ditt företag. Dock, detta gör det också lättare för en elak part att fånga upp dina uppgifter.