Kan flera personer arbeta med samma dokument i Dropbox?

Dropbox använder ett system för "konfliktkopior" när mer än en person arbetar på samma fil (eller när samma användare har samma dokument öppet på två platser). Förändringar i filen sammanfogas inte automatiskt av Dropbox; istället behålls två separata kopior för användaren att sammanfoga eller ta bort efter behov.

Hur konfliktkopior fungerar

Om ett dokument som för närvarande bearbetas öppnas av en annan Dropbox‑användare, skapar Dropbox‑klienten automatiskt en kopia med användarens kontonamn och systemdatum i filnamnet. Detta förhindrar att en användare skriver över en annan. Kopiorna hålls separata tills användarna som har åtkomst till mappen väljer att sammanfoga eller ta bort en av dem. Möjligheterna att sammanfoga beror på programmen som används, men Dropbox har ingen inbyggd funktion för detta.

Delning av mappar

Delningsfunktionen i Dropbox gör det möjligt för flera personer att komma åt samma mapp. Varje användare måste vara registrerad hos Dropbox och ha Dropbox-programmet installerat på sin lokala dator, vilket gör att varje användare får en lokal kopia av mappen. Eventuella ändringar i mappen synkroniseras till de andra platser där mappen delas. Mappar kan delas med andra Dropbox‑användare genom att högerklicka på dem i Windows eller på Dropbox‑webbplatsen.

Delning via länkar

Mappar och individuella filer kan också delas med en privat länk. Alla som har länken kan se, ladda ner och öppna filerna eller mapparna med eller utan ett Dropbox‑konto. Delning på detta sätt ger ingen tvåvägs‑synkronisering – mottagarna kan ladda ner filer och göra egna ändringar, men dessa påverkar inte originalen i Dropbox. Med den här metoden kan flera användare inte arbeta på samma dokument samtidigt, och inga konfliktkopior skapas.

Bästa praxis

Funktionen för delade mappar är ett bekvämt sätt att låta flera personer arbeta på samma filuppsättning. Så länge dokumenten inte öppnas samtidigt synkroniseras ändringarna automatiskt över alla kopior och versionen på webben. Om konfliktkopior uppstår, använd datum- och användaridentifiering för att avgöra vilken version som ska behållas. Funktionaliteten aktiveras även om programmet tillåter samarbetsredigering. En enskild användare kan också skapa konfliktkopior genom att lämna ett dokument öppet på en maskin och sedan återvända för att redigera på en annan. Så snart som möjligt se till att alla Dropbox‑dokument är stängda och sparade innan du byter maskin.