Personliga e -postblåsningar med Outlook

Microsoft Outlook, e -postklienten från Microsoft Office Suite, erbjuder ett antal sätt att spara användare tid med dess e -postskapande och sändningsverktyg. Ett sätt att raka av din rutin är att skapa e -postblåsningar, skicka liknande eller identiska mejl till en stor grupp människor, men ändå lägga till en personlig touch så att de inte känner att de tar emot skräppost. Genom att använda Outlook för att skriva e -postblåsningar kan du dra nytta av samma menyer, flikar och knappar som är bekanta från andra Office -paketprodukter som Word, vilket gör det enklare att anpassa dina e -postblåsningar.

Beskrivning

En e -postblast är ett enda e -postmeddelande som går till mer än en mottagare - vanligtvis många. Sprängningen kan vara arbetsrelaterad, till exempel en om en kommande försäljning eller utbildning, eller en inbjudan till ett personligt evenemang eller en fest. E -postblåsningar behöver inte anses likna kedjebrev eller skräppost; de sparar helt enkelt avsändaren tid och ansträngning för att återskapa samma e -postmeddelande och undvika eventuella fallgropar av skrivfel. Skillnaden mellan vanliga e -postblåsningar - som ofta tas upp som skräppost - och personliga är att en personlig sprängning har minst en klick information som direkt relaterar till mottagaren. Använda personens namn, till exempel, istället för "Dear Sir, "personifierar brevet.

Bearbeta

Att skapa en Outlook -e -postblast involverar faktiskt Outlook och en av dess andra Microsoft Office -svitpartners, Ord. Processen startar när du öppnar Outlook och klickar på länken "Kontakter" i det nedre vänstra hörnet av skärmen. Håll ned "Ctrl" -tangenten och klicka en gång på varje kontakt för att inkludera den i sprängningen. Fortfarande i Outlook, klicka på "Mail Merge" -knappen på menyfliksområdet högst upp på skärmen. Klicka på alternativknappen "Endast utvalda kontakter". Om menyn "Dokumenttyp" inte visar "Form Letters" ”Välj det. Välj "E-post" i fönstret "Koppla till". När textrutan "Meddelandeämnesrad" öppnas, skriv in det, som "Följ med oss ​​på en semesterfest!" Klicka på "OK" -knappen och Microsoft Word öppnar ett nytt fönster, med fliken "Utskick" redan aktiverad. Klicka på knappen "Hälsningsrad". Gör önskade ändringar i hälsningen och notera att din första kontakt visas i mitten av fönstret. När du klickar på "OK, ”Word visar bara ett formulärfält. Skriv e -postblast -delen av meddelandet. Klicka på knappen "Finish &Merge" i verktygsfältet. Klicka på "Skicka e-postmeddelanden". Granska fönstret "Koppla till e-post" och klicka på "OK" -knappen. Stäng Word. Kontrollera mapparna i Outlook -inkorgen eller Skickade objekt för att se e -postblastningen på väg.

Tillbehör

Medan de flesta e -postmeddelanden i Outlook och andra e -postklienter bara är text i meddelandets brödtext, kombinationen av Word och Outlook erbjuder ett antal sätt att anpassa missivet för att möjligen fånga mer av dina läsares intresse. Använd fliken "Infoga" och "ClipArt" -knappen högst upp på Word -skärmen för att infoga en bild, logotyp eller graf. Om du har en lagrad grafisk fil med elektronisk signatur, lägg till det också eller anpassa signaturen för tillfället, som att sluta med bästa önskningar om en kommande semester före ditt namn och kontaktuppgifter. Andra sätt att anpassa Outlook -sprängningen är att formatera meddelandet. Ändra text- eller bakgrundsfärger via Words "Hem" -flik och "Font" -avsnittet i menyfliksområdet för att matcha affärsstandarderna. Tänk på att Outlook-meddelanden som skickas till e-postklienter som inte är Outlook förmodligen inte kommer att behålla sin formatering och bara visas i vanlig svart text på mottagarnas skärmar.

Överväganden

Många program för datavirusskydd är konfigurerade för att automatiskt vidarebefordra e -postblåsningar till en skräppost- eller skräppostmapp, helt enkelt på grund av antagandet att spammare skickar meddelanden till stora grupper av människor samtidigt, hoppas på en träff. Även om din personliga e -postblast kan ha legitim information, det kan av misstag hamna som aldrig har visats av dina avsedda mottagare. Även efter att du har slutfört processen för sammanfogning av e -post, det finns en chans att meddelandet kan överföras till en skräppostmapp.