Verbalkommunikation vs. e-post i kontorsmiljö

Den digitala eran har gett oss otaliga sätt att kommunicera – från sms till Skype och omkring ett dussin andra teknologier. Både verbal och skriftlig kommunikation har sin plats i dagens företag, och en produktiv arbetsplats uppmuntrar god etikett i alla kommunikationsformer. Att enbart förlita sig på en av dem begränsar en anställds förmåga att kommunicera effektivt med kunder, klienter och kollegor. Medan e‑post visar ditt noggranna arbetsarkiv, finns ingen emotikon som är lika effektiv som ett rikt ansikte‑till‑ansikte‑leende när du pratar.

Registret

Det finns en anledning till att e‑post ofta dyker upp i regeringsskandaler – de visar inte bara vad någon sa, utan också när det sagts. När du behöver ett varaktigt dokumentationsspår av en kommunikation, ger e‑post dig ett digitalt papper. Dessutom kan minnen av samtal variera med tiden; viktiga detaljer kan glömmas i en muntlig diskussion, och det är lättare att styrka din poäng i ett kontorssammanhang när du har en digital kopia som bevis. Om någon raderar ditt e‑postmeddelande eller påstår att de aldrig mottog det, kan ditt enda spår vara mappen 'Skickat'. E‑post är dessutom ett bra sätt att se projektets historik och vem som varit den mest värdefulla teamresursen.

Förståelse

Kommunikation mellan kollegor innebär mer än bara ord. Dina kollegor läser din ansiktsuttryck och kroppsspråk, och registrerar tonen i din röst under samtalet. När du är ansikte mot ansikte med någon tar du del av dessa signaler, vilket fördjupar din förståelse för den andres budskap. Även om ett välformulerat e‑postmeddelande kan vara direkt och tydligt, kan ord på en skärm ibland tolkas felaktigt och orsaka oförskämdhet, särskilt om du försöker vara sarkastisk eller humoristisk. Ibland tar det kortare tid att bara gå längs korridoren eller ta telefonen och diskutera i detalj än att skriva ett långt e‑postmeddelande.

Emotion

Det kan ibland vara för svårt att diskutera vissa situationer med kollegor, och då vänder människor sig ofta till e‑post för att uttrycka sig utan att bli förvirrade. Du har tid att fundera över vad du vill säga, och du kan förmedla ditt budskap utan nervositet eller stöt. Du kan formulera en genomtänkt, rationell fråga eller kommentar. Å andra sidan kan vissa anställda tycka det är lättare att vara snarkig, förnedrande eller artlös när de kommunicerar via e‑post. När känslorna blir höga skickar folk ofta meddelanden med ord de aldrig skulle använda i person.

Sociala färdigheter

Att skriva e‑post kan låta kollegor undvika obekväma eller svåra samtal, men det hjälper dem inte att lära sig att ta itu med problemet direkt. Även om ansikte mot ansikte kan kännas pinsamt ibland, minskar erfarenhet känslan. Att prata med kollegor gör dig mer medveten om din egen icke‑verbala kommunikation. Samtal skapar band på arbetsplatsen och visar respekt för människor, vare sig det handlar om beröm för ett väl utfört arbete eller en varning för en oacceptabel situation.