Hur man skriver ett effektivt klagomail

Om du har problem med en person eller ett företag, att skriva ett klagomål kan hjälpa dig att lösa det. Att skriva ett klagomail kan också låta dig uttrycka missnöje med ett offentligt problem som är för stort för att lösa själv. Genom att skriva ett mejl, du kan rikta ditt klagomål direkt till ansvariga som kan lösa problemet. Om du vill att ditt klagomål ska läsas och tas på allvar, dock, du måste lära dig hur du skriver ett effektivt klagomål.

Hitta den bästa personen att adressera ditt klagomål till. Till exempel, om du har ett klagomål om ett företag, ring eller kolla in webbplatsen för att hitta e -postadressen för kundklagomål. Om du skickar ditt klagomål till fel adress, det kan ignoreras.

Undersök rätt formulär för ditt klagomål. Vissa stora organisationer kommer att be dig att fylla i ett klagomålsformulär eller be om särskilda typer av dokumentation som stöder ditt klagomål. Du hittar denna information genom att kolla in organisationens webbplats eller ringa kontaktnumret som anges på webbplatsen. Att följa förfarandena gör det lättare för organisationen att läsa och hantera ditt klagomål.

Ange syftet med ditt klagomail. Detta bör vara den första meningen eller två i e -postmeddelandet för att få läsarens uppmärksamhet. Om du tar för mycket tid att komma till din poäng, han kan börja skumma eller anta att e -postmeddelandet inte är särskilt viktigt.

Förklara och stöd ditt klagomål. Var specifik. Till exempel, om du är missnöjd med ett företags produkt, ange exakt vad som var fel med det.

Bifoga relevanta foton, kvitton och annan stödjande information till din e -post. Notera, i avsnittet som förklarar ditt klagomål, att ytterligare information bifogas.

Detaljer en lösning. På nytt, vara specifik om vad som ska göras. Till exempel, begära återbetalning eller ersättning för en defekt produkt. Att notera din önskade lösning hjälper dig att lösa ditt problem lättare.

Begär ett svar. Ange ditt namn, postadress och telefonnummer i slutet av din e -post för att göra det lättare för läsaren att kontakta dig tillbaka. Att be om ett svar visar att du tar ditt klagomål på allvar, särskilt om du begär ett svar inom en viss tid.

Korrekturläs din e -post innan du skickar den för att säkerställa att den är kortfattad, korrekt och fri från stavnings- och grammatikfel. Klagomail med fel ser oprofessionellt ut, medan korrekt formaterade och korrekta klagomailmeddelanden hjälper ditt klagomål att tas på allvar.

Tips

Var artig. Grovhet sätter läsaren i defensiven, vilket kan göra henne mindre benägen att hjälpa dig. Var kortfattad. Människor som får klagomål har fullt upp; främmande information och vandring kommer att göra det svårare för dem att uppmärksamma din e -post. Vet vilka ytterligare steg du ska ta. Om problemet i ditt klagomail inte är löst, prova att ta ditt klagomål till någon högre upp i organisationen eller prata med en advokat.