Checklista för IT-bedömning

En IT‑bedömning är ett omfattande dokument som sammanställer alla delar av ett IT‑nätverk för att kartlägga vad organisationen har, hur det används och hur det kan förbättras i framtiden. Det innefattar programvara, hårdvara, datalagring, säkerhet och användarfeedback. Bedömningen tar också upp underhåll av befintliga system och planer för framtida uppgraderingar. Vanligtvis genomförs bedömningen av ett team med olika IT‑specialiteter, men en person med god överblick över nätverket kan skapa checklisten.

Programvara och hårdvaru‑inventering

Den första delen av en IT‑bedömning dokumenterar all programvara och hårdvara som ägs av organisationen, inklusive varje dator, server, router, switch och Wi‑Fi‑åtkomstpunkt. Dokumentera varje operativsystem, inklusive versionsnummer, servrarnas programvara och viktiga stationära program som Microsoft Office. Kontrollera att antalet programvarulicenser matchar den faktiska användningen. Det är vanligtvis inte nödvändigt att registrera gratisprogram som webbläsare. Ett litet företag kan sammanställa informationen manuellt i ett kalkylark; för organisationer med fler än 20 datorer kan asset‑management‑programvara automatisera processen. IT‑partners som Microsoft, Novell och IBM erbjuder ofta sådana verktyg.

Databackup och katastrofplanering

Databackup är en central del av varje IT‑nätverk. Bedömningen bör innehålla mängden data som hanteras, var den lagras och hur den säkerhetskopieras. Säkerhetsåtgärder och aktuella katastrofplaner bör också ingå. En vanlig lösning är att lagra kritiska data på två identiska, redundanta servrar. Om en server går ner kan den andra användas omedelbart. All viktig data bör säkerhetskopieras minst en gång i veckan, med dagliga inkrementella säkerhetskopior som bara sparar ändrade filer från föregående 24 timmar. Säkerhetskopior ska lagras på en säker plats utanför byggnaden för att skydda mot brand, eller i en annan stad för att hantera storskaliga katastrofer.

Användaråtkomst och säkerhet

Användarna som arbetar med IT bör ingå i bedömningen. Rådgör med avdelningsledare och en representativ grupp av anställda och kunder för att få deras syn på det nuvarande systemet. Fråga hur de brukar komma åt nätverket, vad de tycker om, vad som inte fungerar och vilka förbättringar de önskar. Att hålla intrångsförsök borta från nätverket måste också bedömas. Dokumentera den säkerhetsprogramvara och hårdvara som används för att blockera intrång samt för att övervaka försök. Inkludera de befintliga eller förväntade rutinerna för att hantera sådana hot.

Underhåll och uppgraderingar

Nuvarande underhållsscheman samt planerade systemuppgraderingar och tillägg till IT‑nätverket bör ingå i bedömningen. Detta är främst en budgetbedömning. Att stödja flera operativsystem och olika tillverkare av datorer kan bli dyrt jämfört med att standardisera på samma OS. I vissa fall kan kostnaden för nya system återbetalas genom minskat underhåll. Om organisationen planerar att anställa fler medarbetare måste den bedömas hur det påverkar infrastrukturen – fler datorer, fler switchar och servrar.