Hur kan informationsteknologi förbättra produktiviteten?

I en högteknologisk och snabbt föränderlig värld spelar tekniska system och enheter en avgörande roll i hur information hanteras. Informationsteknologi – den uppsättning maskiner och telekommunikationsnätverk som används för att överföra och bearbeta data – används i stor utsträckning inom affärsvärlden för att öka produktiviteten genom processförbättring, produktinnovation och nya kompetenser hos medarbetarna. Att införa ny IT i ett företag är inte utan risker, men när den används rätt kan den ge en betydande positiv effekt på produktiviteten.

Processförbättring

Digitala filöverföringstjänster, e-post och internet-telefoni gör det möjligt att snabbare överföra data och kommunicera samtidigt som kostnaderna minskar. Exempelvis kan företag skicka information och meddelanden till leverantörer och kunder på några sekunder med ett knapptryck, i motsats till traditionell post eller personliga möten som kräver längre resor och större investeringar. IT:s produktivitetshotar i kommunikationen är tvåfold – både genom att minska tiden för dataåtkomst eller -överföring och genom att öka avkastningen på investeringar i kommunikation genom lägre kostnader.

Produktinnovation

I en marknad där teknik styr, söker konsumenterna information om produkter och gör köp via IT-plattformar som e-handelssajter, och de förväntar sig även tekniska funktioner i produkterna de köper. En konsument som letar efter en digital kamera kan till exempel lockas av funktioner som onlinefoton delning eller lagring som ingår i produkten. Eftersom dessa digitala tillägg ofta är billigare än fysiska tillägg men ändå påverkar köpbeteendet kan investeringar i sådana områden vara mycket lönsamma.

Medarbetarens kompetenser

Informationsteknologi förenklar hur kunder interagerar med kundtjänst. Onlinehjälp och chattstöd ger konsumenten en enorm mängd sökbar information, vilket minskar chansen att en kund behöver prata med en representant via telefon för att lösa ett problem. Detta gör det möjligt för medarbetare att kommunicera med kunder genom mer effektiva plattformar. Resultatet är ökad produktivitet i anställdas arbetstimmar samtidigt som hög kundnöjdhet bibehålls.

Potentiella risker

IT-implementering kan vara ett värdefullt verktyg för att öka produktiviteten på arbetsplatsen, men utan noggrann urval av rätt teknik för en specifik bransch och omfattande utbildning kan det också minska produktiviteten, lönsamheten och medarbetarnas tillfredsställelse. Bland nya enheter och nätverkstjänster kan IT-system ofta vara en betydande affärsinvestering som klyver i vinsten om de inte återbetalar sig under sin livslängd. Avkastningen på investeringen beror på om de implementerade teknologierna passar företagets behov och hur väl förberedda anställda är att använda dem.