Dokumentkontrollförfaranden för teknik

Dokumentkontroll är av yttersta vikt i en teknisk miljö. Detta gäller särskilt avdelningar som behöver lagra dokument relaterade till metoderna som ingår i deras förfaranden. Från avdelningen som måste ha ett förfarande på plats för nyanställningar, till tillverkningens slutprocess, det är nödvändigt att ha ett sätt att kontrollera skapelsen, revision, kvalitet och uppdatering av dessa dokument.

Varierade former av dokumentkontroll

Beroende på vilken typ av teknik som utförs, mängden och stilen av kontroll kommer att variera avsevärt. Till exempel, för mjukvaruteknik kan det finnas färre mekaniska ritningar men kanske fler processdiagram. Hur som helst, det måste finnas en struktur för processen. Vissa grundläggande förutsättningar måste följas. Först, dokumenten kommer från en utfärdande avdelning. De används främst av den avdelningen, och andra avdelningar kan ha lite input i processen. Men den övergripande kontrollen bör tas av den utfärdande avdelningen. Nästa, en uppsättning dokument bör skapas av ett team av författare. Dokumenten måste granskas, och därför måste ett team av granskare inrättas som har befogenhet att granska och har ämneskunskap för att göra korrigeringar och slutligen godkänna varje etapp.

Standardrutiner

SOPs (standardoperationsprocedurer) finns i alla organisationer för att formalisera förfarandena för alla aspekter av arbetet som utförs. Det är viktigt att fånga driftsprocedurerna för alla områden i organisationen. Från förfaranden för att anställa ny personal till förfaranden för specifika verksamheter i ett tillverkningsföretag, varje procedur är viktig. Självklart, en avdelning bör snabbt kunna identifiera en specifik SOP för ett specifikt förfarande. Det måste vara lätt att hitta och det måste lagras säkert och inte kunna redigeras utom i en formaliserad dokumentkontrollprocess. Alla uppdateringar måste tydligt registreras på rätt plats och det ska vara tydligt vem som gjorde ändringen, anledningen till det och datum och tid då det gjordes.

Mekaniken för att kontrollera dokument

Ett dokument kommer att skapas från en uppsättning anteckningar som tagits när du intervjuar ett små och medelstora företag (ämne sxpert) och sätts i en läsbar form av en teknisk skribent. Dokumentet skickas sedan för granskning, där den kommer att mätas mot en uppsättning standardriktlinjer för att skapa denna typ av dokument. Under skapandet av ett sådant dokument, den kommer att passera genom många olika människor som alla kommer att lägga in sin unika synvinkel i processen. Till sist, dokumentet når godkännande och lagras i ett dokumentförråd där alla som behöver tillgång till det kommer att kunna se det. Närsomhelst, en uppdatering kan behövas i dokumentet. Om detta är fallet, effektiv dokumentkontroll kommer att fånga alla ändringar, orsakerna till detta (t.ex. en firmware -uppdatering) och personen som gjorde ändringarna. Till sist, alla dokument bör vara föremål för kvalitetskontroll. detta kommer att vara ett ytterligare steg som är utformat för att hålla ribban uppe så att dokumentstandarden aldrig faller under en viss föreskriven nivå.