Hur du använder ADP med snabbböcker

Hur du använder ADP med snabbböcker

Intuit, som utvecklar bokföringsprogrammet QuickBooks, har en utmärkt lönehanteringslösning. Trots detta väljer vissa företag att hantera lönerna via en extern löneleverantör som ADP. Att använda en tredjepartsleverantör innebär dubbel inmatning: du måste först mata in löneinformation i ADP och sedan i QuickBooks. Vissa leverantörer påstår att de kan ladda ner löneinformation direkt till en QuickBooks-fil, men detta kan medföra allvarliga konsekvenser.

Steg 1 – Aktivera manuella löneberäkningar

Klicka på Hjälp i menyraden och välj Sök. Skriv in "Enter payroll manually" i sökfältet och tryck på OK. Välj alternativet Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll) och klicka sedan på länken som anger att du vill använda manuella löneberäkningar.

Steg 2 – Hämta rapporten från ADP

Få tag i ADP‑lönerapporten för varje löneperiod. Se till att rapporten innehåller detaljerad information – vissa rapporter visar endast federala skattetotala utan att specificera hur mycket som dragits för varje anställd. Om ADP inte levererar fullständig data, begär den som ett specialbehov.

Steg 3 – Mata in löneuppgifter i QuickBooks

När du har aktiverat den manuella inmatningen kommer ikonen Pay Employees att visas på huvudmenyn. Klicka på den och markera varje anställd som ska betalas. Välj Open Paycheck Detail för att öppna ett fönster där du kan mata in ADP‑summerna.

Steg 4 – Kopiera data från ADP‑rapporten

Klipp in inkomster, timlön och arbetstimmar i den övre kolumnen. I Company Summary (nedre vänster) anger du företagets bidrag till socialförsäkring, Medicare och federala arbetslöshetsförsäkring. I Employee Summary lägg till anställdas medföljande skatteavdrag.

Steg 5 – Lägg till övriga löneposter

Om du drar av hälsovårdsförsäkring, livförsäkring eller lönebesittning, mata in dessa i Other Payroll Items (mitten). Använd löneitemassistenten för att säkerställa att konton registreras korrekt i QuickBooks.

Steg 6 – Koppla löner till kunder eller projekt

Om ditt företag kostnadsför projekt, använd kolumnen Customer/Job i löneavsnittet. Den finns längst upp till höger under Direct Deposit-rutan.

Tips

• Eftersom du kommer att behöva mata in samma data i ADP och QuickBooks två gånger, överväg att använda Intuits lönehantering för att undvika transkriptionsfel.

Varning

• Vissa tredjepartslösningar erbjuder ett direktnermedel för att ladda ner löneinformation till QuickBooks. Detta kan bli problematiskt eftersom ADP ofta använder aggregatbetalningar för löneavgifter som inte tydligt speglar skattebetalningar per anställd.