Hur man använder ADP med snabbböcker

Intuit, företaget som tillverkar QuickBooks bokföringsprogram, har en utmärkt löneservice. Fortfarande, oavsett anledning, vissa företag väljer att använda en tredjeparts löneprocessor som ADP för sina lönetjänster. Att använda en tredje parts lönetjänst kräver att du anger löneinformation två gånger. En gång för att ange och skicka den till ADP och igen för att ange den i QuickBooks. Många av dessa leverantörer hävdar att de har en funktion för att direkt ladda ner löneinformation till en QuickBooks -fil. Att ladda ner något direkt till QuickBooks kan få allvarliga konsekvenser, dock.

Steg 1

Öppna snabbböcker. Klicka på "Hjälp" -tangenten i den övre menyraden och sedan på "Sök".

Steg 2

Skriv frasen, "Ange lön manuellt" i den tomma sökrutan och klicka på "OK". Det femte eller sjätte alternativet kommer att vara "Beräkna löneskatter manuellt (utan prenumeration på QuickBooks lön)." Klicka på det och rulla ner till meningen som läser, "Ställ in din företagsfil för att använda den manuella löneberäkningsinställningen." Klicka sedan på den meningen.

Steg 3

Skaffa ADP -lönerapporten om att du ska få varje löneperiod. Se till att rapporten är fullständig, eftersom vissa rapporter endast ger totala federala skatter som betalats utan att ge detaljer om hur mycket som innehölls för vilka anställda. Du behöver denna information, så om ADP inte tillhandahåller det normalt, du måste göra en särskild förfrågan.

Steg 4

Ange sammanfattningen av varje anställds brutto- och nettolön i QuickBooks. När möjligheten att ange lön manuellt är klar, ikonen "Betala anställda" visas på "Hem" -menyn. Klicka på det och kontrollera att varje anställd får betalt på skärmen som dyker upp nästa. Klicka på knappen "Öppna lönecheckdetaljer". Varje anställd som får betalt kommer att ha sitt eget fönster för att ange ADP:s lönesammanfattning.

Steg 5

Kopiera informationen från ADP -rapporten till dessa fönster. Kopiera intäkterna, timpriser och timmar i den översta kolumnen. Ange företagets bidrag till social trygghet, Medicare och federal arbetslöshet i kolumnen "Företagsöversikt" längst ned till vänster på skärmen. Ange de anställdas avgifter till Federal Withholding, Social trygghet och Medicare i kolumnerna "Medarbetarsammanfattning".

Steg 6

Lägg till andra löneobjekt från ADP till QuickBooks. Om någon sjukförsäkring, Livförsäkring eller löneutrustning tas, dessa måste anges i kolumnerna "Andra löneobjekt" i mitten av skärmen. Använd guiden för löneobjekt för att få dessa konton korrekt inskrivna i QuickBooks.

Tilldela löner till en kund eller ett jobb. Om ditt företag är ett som använder jobbkostnad, använd kolumnen "Kund/jobb" i delen Resultat på löneskärmen. Den ligger längst upp till höger under rutan "Direkt insättning".

Dricks

• Med den tid du kommer att lägga ner på att mata in data igen i QuickBooks som du redan har lagt in i ADP-programvaran, du kanske vill överväga att använda Intuit -lönetjänsterna, om inte annat för att undvika transkriptionsfel från att mata in samma data två gånger.

Varning

• Vissa tredjeparts lönesystem har en funktion som kan användas för att direkt ladda ner all löneinformation till QuickBooks med ett klick på några knappar. Detta kan dock vara svårt eftersom kontona som används av ADP -programvaran ofta inte stämmer överens med dem i QuickBooks, eftersom ADP kommer att använda klumpsummor för löneskatter som inte leder till att spåra de skatter som betalas för enskilda anställda.