Datornätverk
Datornätverk
Eftersom elektroniska postformat ändras så snabbt och filformat bara kan öppnas av vissa program, det har varit en ovilja att förlita sig på proprietära program för att arkivera elektroniska dokument. Även om PDF -formatet uppfanns av Adobe, specifikationerna för att läsa och redigera ett PDF -dokument är tillgängliga för tredjepartsutvecklare och användare behöver inte lita på Adobe för att öppna dokumenten. Av denna anledning, arkivörer har börjat förlita sig på PDF/A -filformatet för arkivering av elektroniska poster.
Förstå skillnaden mellan en vanlig PDF och PDF/A. Enligt International Organization for Standardization, PDF/A är ett filformat baserat på PDF, som "tillhandahåller en mekanism för att representera elektroniska dokument på ett sätt som bevarar deras visuella utseende över tid, oberoende av de verktyg och system som används för att skapa, lagra eller återge filerna. "En PDF/A -fil är en permanent PDF som är formaterad så att den kan hämtas i samma form under en lång tid.
Öppna PDF -dokumentet som du vill arkivera i Adobe Acrobat 8.0 eller högre eller en tredjeparts källredigerare. Se Resurser 1 för en fullständig lista över PDF -programvara.
Granska vilka element som finns i PDF -filen. För att en PDF -fil ska vara kompatibel med PDF/A -formatet måste den innehålla 100 procent, vilket innebär att inga externa element krävs för att dokumentet ska kunna ses. Teckensnitt, bilder, grafik, och färg måste bäddas in i dokumentet. I Adobe Distiller, klicka på Inställningar högst upp i menyraden och välj Redigera PDF -inställningar. Här, du har möjlighet att bädda in teckensnitt bilder och färg. Video- och ljudelement kan inte inkluderas i PDF/A.
Mata in metadata i dokumentet så att det blir sökbart. PDF -metadata innehåller sökord, versionen av PDF som används och namnet på programmet som skapade PDF -dokumentet. För att mata in metadata i Adobe Acrobat, klicka på Avancerat på i det övre verktygsfältet. Klicka på Dokumentmetadata i rullgardinsmenyn.
Spara dokumentet i ett arkiv. Ett arkiv kan vara en säker extern server, hårddisk eller en guld -DVD. Medierna som du väljer att lagra din arkiv -PDF beror på vad som är säkrast på ditt kontor eller hushåll.
Det kan vara mycket frustrerande att försöka extrahera text från en PDF -fil för användning i ett annat program. Det är inte ovanligt att grafik kommer i vägen eller att dokumentets layout gör det svårt för testet att överföras i meningsfulla meningar. Även om det inte är omöjligt att extrahera text
Adobes portabla dokumentformat var utformat för att behålla formatering för ett dokument oavsett var det ses eller skrivs ut. Microsoft Word innehåller inte ett alternativ för att skapa PDF -filer som standard. Dock, det finns flera sätt att skapa PDF -filer från Word -dokument eller lägga till alte
För att lösenordsskydda en PDF-fil, använda Microsoft Office 2013, som kan öppna och konvertera PDF -filer eller Adobe Acrobat, guldstandarden. Alternativt, använd ett av flera PDF -verktyg som finns på webben. Dessa alternativa verktyg varierar mycket i funktionsuppsättningar, kvalitet, pris och