Så här inkluderar du underfrågor i en MS Access-rapport

Underfrågor är SQL‑satser som användaren kan bädda in i andra SQL‑frågor. De låter dig hämta data till en rapport från en eller flera tabeller som skiljer sig från huvudfrågan. Ett exempel på en fråga som listar alla produkter vars veckosäljkvot inte uppnåtts kan se ut så här:

SELECT [Product], [SalesQuota]

FROM [ProductsTable]

WHERE [SalesQuota] < ALL

(SELECT [Sales] FROM [SalesAssociates]

WHERE [SalesAssociates].[Product]=[ProductsTable].[Product]);

Microsoft Access har, genom sina underrapportfunktioner, två huvudsakliga sätt att lägga till underfrågor i rapporter. Med underfrågor kan du skapa detaljerade rapporter som förtydligar huvudrapportens data.

Steg 1

Öppna en Access‑databas som innehåller minst en befintlig underfråga och en tabell.

Steg 2

Klicka på underfrågan i “Alla tabeller”-panelen till vänster, och välj sedan “Rapport”‑ikonen på menyfliksområdet. Detta skapar en ny rapport med data från underfrågan som huvudkälla.

Steg 3

Drag en tabell från “Alla tabeller”-panelen och släpp den var som helst på rapporten. Rapporten innehåller nu data från både underfrågan och den tabell du just placerat. Förhandsgranska genom att högerklicka på fliken och välja “Rapportvy”. Nästa metod beskrivs härnäst.

Steg 4

Välj den tabell du vill skapa en ny rapport från, och klicka på “Skapa”‑menyns ikon för “Rapportguiden”.

Steg 5

Välj de fält du vill inkludera i huvudrapporten på första skärmen i guiden, och klicka sedan på “Nästa”.

Steg 6

Bestäm vilket fält som ska fungera som gruppering. Exempelvis kan du gruppera studenter efter deras GPA.

Steg 7

Välj ett fält för sortering på “Sorterings”‑skärmen, klicka på “Nästa” för att gå vidare till layout. Välj en layout och stil (t.ex. “Apex” eller “Northwind”), och klicka sedan på “Nästa”.

Steg 8

Välj “Ändra rapportdesign” på den sista skärmen i guiden och klicka på “Slutför”. Rapporten är nu klar – nästa steg är att lägga till en underfråga.

Steg 9

Välj menyrubriken “Design” och se till att “Kontrollassistenter” är markerade i “Kontroller”‑panelen.

Steg 10

Välj “Underform”‑ikonen i “Kontroller”‑panelen och klicka sedan på den plats på rapporten där du vill placera underrapporten (t.ex. “Rapporthuvud”, “Sidhuvud” eller “Detalj”). Access öppnar då Underrapportguiden för att du ska specificera hur underfrågan ska integreras.

Steg 11

Välj “Använd befintliga tabeller och frågor”, välj sedan underfrågan från rullgardinsmenyn. Välj de fält du vill visa, och klicka på “Slutför”.

Öppna den färdiga rapporten med underfrågan genom att högerklicka på fliken och välja “Rapportvy”.