Spåra begränsade medel i QuickBooks

Begränsade medel är pengar som ges till en ideell organisation för ett specifikt ändamål. En kyrka kan till exempel få begränsade medel för att bygga en kyrkogård eller stödja en särskild missionsgrupp. Till skillnad från allmänna medel, som kan användas där kyrkan bedömer det behövs, måste de begränsade medlen användas exakt som avsett.

Om du använder QuickBooks Non‑Profit‑edition är det enkelt att spåra dem genom att skapa en betalningstyp med titeln Begränsade medel. För de mer generella “Pro” eller “Premier” versionerna krävs en mer detaljerad konfiguration.

Använda klassspårning

Steg 1 – Aktivera klassspårning

Gå till Redigera → Inställningar → Företagsinställningar och aktivera alternativet Använd klassspårning.

Steg 2 – Skapa klasser

Gå till Listor → Klasslista och skapa två huvudklasser: Allmänna medel och Begränsade medel. Om du har flera projekt under begränsade medel kan du skapa subklasser (t.ex. Ny byggnad och Missionsprojekt) och sätta deras förälder till Begränsade medel.

Använda separata bankkonton

Steg 1 – Skapa ett konto för varje projekt

Gå till Listor → Kontoplan och lägg till ett nytt bankkonto för varje begränsat projekt, t.ex. Bank – Begränsade medel – Byggnad eller Bank – Allmänna medel.

Steg 2 – Skapa inkomstkonton

Lägg till två inkomstkonton: Begränsade medel mottagna och Allmänna medel mottagna.

Steg 3 – Boka insättningar

Använd Verktyg → Insättningar för att registrera varje donation mot rätt inkomstkonto och bankkonto.

Använda subbankkonton

Steg 1 – Skapa ett subbankkonto för varje medeltyp

I Kontoplan skapar du ett subbankkonto, t.ex. Bank – Begränsade medel, och länkar det till ett huvudbankkonto.

Steg 2 – Boka insättningar

Insätt donationer som ska användas för begränsade medel i subbankkontot; allmänna donationer går direkt till huvudkontot. Detta gör att du kan avstämma ett enda bankkonto för alla insättningar.