Microsoft Excel – programvara för ideella organisationer

Microsoft Excel är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa ideella organisationer att hålla koll på finansiering, donationer, kontakter och annan data i kalkylbladsformat. Microsoft har ett kostnadsfritt PDF‑handboka som visar hur informationsteknik kan stödja ideella föreningar och länkar till ytterligare resurser för teknologiplanering (se Resurser). Handboken hjälper dig att avgöra hur Excel och andra program bäst kan fungera för din organisation.

Mjukvaruinköp

Microsoft erbjuder gratis programvara, inklusive Excel, till många kvalificerade ideella organisationer. Kriterierna för förmånen inkluderar godkänt ideellt status i organisationens hemland samt ett fokus på att förbättra människors välfärd, utbildning, miljö eller kultur. Regeringsorganisationer, enskilda personer, sportklubbar, brödraskap, samt de flesta medicinska och religiösa välgörenhetsorganisationer är inte berättigade. För att ta reda på om din organisation är kvalificerad och ansöka om programvaran, besök TechSoops globala webbplats (se Resurser) och klicka på "Find product donations". Om du inte kan få gratis Excel via Microsoft direkt kan du be organisationens stödjare att donera produkten i stället för pengar. Många stödjare har dessutom rätt till programvarurabatter som inte är tillgängliga för organisationen själv.

Utbildning

Ideella organisationer förlitar sig på frivilligt arbete och donationer, så om du inte redan har en Excel‑expert på plats behöver någon få rätt utbildning. Microsoft erbjuder gratis tutorials i de senaste versionerna av Excel, inklusive videoseminarier som du kan följa i ditt eget tempo. Gå till Support på Microsoft Office-webbplatsen, välj "Excel" och hitta träningsmaterial. Från och med december 2010 stöds Excel 2010, 2007 och 2003. För mer personlig och praktisk träning erbjuder många samhällskurser och bibliotek lågpriskurser i Excel som är anpassade för ideella organisationer. Du kan också hitta en Excel‑expert bland dina stödjare som är villig att donera en dag med utbildning.

Mallar

Förenkla din Excel‑användning genom att använda mallar som är utformade för ideella behov. Mallarna finns på Microsoft Office-webbplatsen och inkluderar både professionella och användargenererade alternativ. Mallarna som är mest användbara för ideella organisationer är insamlings- och doneringskvitton, auktionstillbud, lottobiljetter och kalendrar – alla under sektionen "Nonprofit". Du kan enkelt anpassa dessa mallar efter din organisations behov. Andra mallar som kan vara användbara är företagsutgiftsspecifikationer och adressetiketter under "Small business" samt kontoplaner, budgetar och finansiella kalkylatorer under "Accounting and finance". Vissa mallar finns för både Excel och Word, så kontrollera att du har rätt program innan du laddar ner.

Tips för nya Excel‑användare

Ta det lugnt när du migrerar organisationens data till Excel och se till att flera personer i organisationen vet hur man använder programmet. Ideella organisationer har ofta hög omsättning av frivilliga, så det är viktigt att ha flera kunniga personer så att verksamheten fortsätter även om din främsta Excel‑användare är otillgänglig. Om du använder Excel 2010 eller 2007, lär dig hur du sparar dokument i "Compatibility mode" så att de kan delas med användare som har äldre versioner. Detta hittar du under "Spara som"‑menyn.