Så använder du en faxmaskin med röstbrevlåda

In många kontorsmiljöer har faxmaskiner sina egna dedikerade telefonlinjer, men för dig som jobbar hemifrån kan det vara både kostsamt och opraktiskt. Då kan du vilja låta dina befintliga telefonlinjer fungera som faxlinjer. Ett problem uppstår dock om röstbrevlådan tar upp samtal när en faxlinje är aktiv – då kan du förlora faxen.

Steg‑för‑steg‑guide

Steg 1 – Koppla in faxmaskinen

Anslut faxmaskinen till telefonen med de medföljande kablarna. Leta efter ett uttag på maskinen – vanligtvis på sidan eller baksidan – där ett telefoniknapp visas. Om du har en fristående faxmaskin, anslut direktören (IVR) direkt i faxen.

Steg 2 – Testa mottagning

Bjud in en vän att skicka en testfax. Sitt vid telefonen och faxen, titta på LCD-skärmen och kontrollera om maskinen registrerar inkommande signaler. Du bör se ett meddelande som visar “mottagning” eller liknande. Många faxar känner igen den höga ton som signalerar en fax och går i ställning att ta emot. Om den gör det, är allt i ordning.

Steg 3 – Justera ringningsinställningarna

Öppna faxmaskinens meny och leta efter alternativet “Rings to Answer” eller liknande. Ställ in att faxen ska svara efter två ringningar fler än din röstbrevlåda. Om röstbrevlådan svarar efter tre ringningar, ställ in faxen att svara efter fem.

Steg 4 – Byt ordning vid behov

Om faxen fortfarande inte kommer in, prova tillfälligt att låta faxen svara innan röstbrevlådan. Detta är en temporär lösning – du vill inte att faxen alltid tar upp innan röstbrevlådan, annars går du miste om meddelanden. När faxen fungerar, återställ ordningen.

Steg 5 – Rekodera röstbrevlådan

Spela in röstbrevlådans meddelande på nytt. Använd en jämn röst, undvik höga toner som faxmaskinen kan tolka som en fax. Låt det finnas fem–sju sekunder tystnad efter hälsningen så att faxen får tid att svara.

Be din vän att skicka faxen igen – den bör nu anlända.

Tips

• Informera de som skickar fax om att de kan höra röstbrevlådan ta upp. Om de ringer av misstag kan de bli förvirrade.