Skicka ett e‑mail till en okänd kontakt: Så adresserar du det korrekt

Businesskommunikation börjar inte längre med ett handslag. I dagens digitala era har du sannolikt redan haft kontakter utan att se deras ansikte. Många av dessa interaktioner startar med ett e‑mail. Följ dessa enkla regler när du skriver till någon du inte känner för att vara professionell och undvika att förolämpa.

Steg 1 – Ämnesrad

Skriv en kort och tydlig ämnesrad som förklarar syftet med ditt mail. Eftersom mottagaren är okänd måste du vara tydlig med varför du kontaktar honom eller henne. Många får inuti många e‑mails, så det kan vara en bra idé att nämna en gemensam kontakt eller affärsrelation direkt i ämnesraden.

Steg 2 – Hälsning

Använd ”Ms.” eller ”Mr.” tillsammans med efternamnet. Anta aldrig att en kvinna är gift – ”Ms.” är en neutral och korrekt titel. Om du inte är säker på kön, använd både för- och efternamn utan titel. Du kan också skriva Dear före namn, t.ex. Dear Mr. Smith,, eller bara Mr. Smith:. Kom ihåg att komma efter Dear och kolon efter Mr./Ms. om du använder Dear.

I första raden av mailet, förklara kort varför du kontaktar personen eller vilken koppling du har. Många öppnar inte e‑mailen om den första raden inte tydliggör syftet. På mobila enheter visas ofta bara den första raden, så tydlighet är avgörande för att få ett svar.

Tips

• Var artig men formell, och håll mailet kort och koncist. När du senare utvecklar ett förhållande kan du lägga till skämt eller emojis, men för nu håll det professionellt.