Hur man skriver ett företagsmejl för att skapa ett lunchmöte

Även om det kan verka som en no-brainer, det finns faktiskt lite konst att skapa ett affärsmöte via e -post. Om du planerar att inkludera lunch med ditt möte, du har några saker att tänka på. Grundidén här är inte att tänka över det och slösa dyrbart arbete eller personlig tid med detaljerna - men samtidigt, du vill ha den andra personens behov och motivationer i åtanke.

Steg 1

Skriv en relevant information i e -postens ämnesrad, vilket indikerar att mejlet är en inbjudan till lunch. Använd inte irriterande versaler eller uttryckssymboler i ämnesraden-eller någonstans i företagskommunikation, för den delen. Istället, ange ditt syfte tydligt och professionellt; till exempel, du kan helt enkelt skriva "Lunchmöte onsdag?" eller något liknande.

Steg 2

Börja med en hjärtlig och professionell hälsning. Om du är på förnamn med den här företagskontakten, det är OK att tilltala personen med hans förnamn i hälsningen, som "Dear Scott, "eller helt enkelt" Scott:". Om du inte känner personen särskilt väl, använd efternamnet och "Mr." eller "fröken"

Steg 3

Ange att du vill träffa personen för ett lunchdatum, säg sedan varför du vill träffas.

Steg 4

Ge några alternativ för datum och tid, baserat på din kunskap om personens schema. Om du träffar en restaurangägare vars restaurang erbjuder ett specialerbjudande på fredagar, till exempel, be honom inte träffas på en fredag. Berätta för personen vilka dagar och tider du är tillgänglig, erbjuder några dagar eller tider att välja mellan. Du kan också överlåta datum och tid till den andra personens bedömning-men att göra det kan innebära fler e-postmeddelanden fram och tillbaka för att faktiskt bestämma ett datum som passar varandra.

Steg 5

Föreslå några restauranger som du tycker passar för den typ av möte du ska ha. Till exempel, om du har allvar, intima detaljer att diskutera om personens verksamhet, det är förmodligen en dålig idé att föreslå möte på den lokala puben där alla hans vänner regelbundet samlas. På samma sätt föreslog du flera datum och tider, föreslå några platser för att ge den andra personen chansen att välja.

Steg 6

Låt mottagaren veta hans nästa steg, samt alla detaljer som han kanske vill veta om din uppföljning. Om du måste höra av dig inom en viss tidsram för att kunna hålla ditt schema ledigt, berätta för honom på ett artigt sätt. Om du kommer att vara utanför staden några dagar efter e -postmeddelandet, meddela honom att du kommer tillbaka till honom när du kommer tillbaka.

Logga av på ett hjärtligt sätt, som "Med vänliga hälsningar, "eller" Hälsningar. "Om dina e -postmeddelanden inte har en automatisk signaturrad bifogad som tillhandahåller dina kontaktuppgifter, Var noga med att ange ditt telefonnummer och annan viktig kontaktinformation längst ner i e -postmeddelandet.

Dricks

• Håll meddelandets kropp kort och söt. Affärsmän får många mejl, och du vill inte att din ska vara så lång att mottagaren tar bort eller hoppar över den innan han läser hela saken.