Skapa en bokföringsjournal i Microsoft Excel

Skapa en bokföringsjournal i Microsoft Excel

En journal är ett kalkylblad som loggar transaktioner i kronologisk ordning. Varje rad innehåller datum, konto och beloppet för debet eller kredit på kontot. Extra fält som fakturanummer, checknummer eller en memo‑rad kan läggas till för att beskriva transaktionen. En allmän journal används för alla transaktioner, medan specialjournaler – t.ex. leverantörs- och kundjournaler eller en kassajournal – kan sparas separat men kopplas till huvudjournalen.

1. Skapa och spara arbetsmappen

Öppna ett nytt Excel‑dokument. Välj Arkiv → Spara som och skriv ett filnamn, t.ex. Leverantörsjournal.xlsx. Klicka Spara.

2. Justera sidlayouten

Välj Arkiv → Sidlayout. I fliken Sidlayout ställ in Orientering till Landskap och bekräfta med OK.

3. Lägg till rutnätslinjer och kolumnrubriker på varje utskriftssida

Gå till Arkiv → Sidlayout igen. Under fliken Blad kryssa i Rutnätslinjer. För att få rubrikerna på varje sida, ange i fältet Rader att upprepa i toppen “$1:$1” och klicka OK.

4. Ställ in kolumnbreddar

Markera kolumnrubriken, välj Format → Kolumn → Bredd och ange följande bredder:

• Kolumn A (Datum): 10
• Kolumn B–D (Konto, Debet, Kredit): 20
• Kolumn F (Referens): 30
• Kolumn G (Memo): 15

5. Skapa rubriker

I rad 1 skriv: A‑Datum, B‑Konto, C‑Debet, D‑Kredit, E‑Memo, F‑Referens. Markera rad 1 och tryck Ctrl+B för att göra texten fet.

6. Formatera datum‑ och beloppskolumnerna

Välj kolumn A, högerklicka och välj Formatera celler. Välj kategori Datum och välj formatet “*3/14/2001” för att få en tydlig datum‑layout.

Välj kolumner C och D, högerklicka och välj Formatera celler. Välj kategori Redovisning för att få ett finansiellt format.

7. Formatera kontokolumnen för vänsterjustering

Välj kolumn B, gå till Format → Celler, fliken Justering och välj Vänster (indrag) i fältet Vänsterjustering.

8. Lägg till formel för kontouppdatering

I cell B2 skriv: =IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2) och kopiera ner genom hela kalkylbladet. Denna formel justerar kontonamnet så att krediter får ett indrag.

9. Lägg till subtotaler och totalsumma

Vid slutet av det sista bladet i journalen gör du följande:

• Kolumn A: skriv “Subtotals”.
• Kolumn D: skriv formeln =SUM(D2:D36) (justera D36 efter antal rader).
• Kolumn E: skriv formeln =SUM(E2:E36).
• Kolumn F: skriv “Total”.
• Kolumn G: skriv formeln =D37-E37 för att få nettot.

10. Ställ in utskriftsområde

Välj Arkiv → Sidlayout, fliken Blad och ange Utskriftsområde som “A:F”. Klicka OK.

11. Registrera transaktioner

Fyll i data i de lämpliga kolumnerna på nästa tomma rad. Slipp mata in konton i kolumn B; låt formeln i B2 kopieras ned för att behålla indrag för krediter och vänsterjustering för debiter.

Tips

Justera kolumnbreddarna efter behov för att passa de faktiska data som matas in.