Hur man använder Excel för att bygga ett offertsystem

Många företag som handlar direkt med kunder måste lämna prisuppgifter för arbetsprojekt. Grundelementen i varje bud är ofta samma panntext. Dyrt programvara kan innehålla nödvändiga blanketter, men ett enkelt Excel -kalkylblad ger mycket av samma verktyg. Att sätta upp den grundläggande mallen tar lite arbete, men det kan vara en engångsprocess. Att ändra de individuella uppgifterna för varje ny offert tar väldigt lite tid.

Steg 1

Lista de specifika objekt som måste ingå i ditt offertsystem. Dessa bör innehålla företagsnamnet, adress, telefonnummer, e -post och webbplats om det finns. Det kommer att finnas en plats för datum och kundkontaktinformation. Beroende på typ av verksamhet, budet kan behöva artiklar som del #, Beskrivning, Kvantitet, Kostnad och plats för en förlängd summa för varje del. Det kommer att finnas en plats för namnet på den som förbereder offerten, när det går ut och någonstans för kunden att skriva under.

Steg 2

Öppna ett tomt kalkylblad i Excel. I cell A1, skriv "Offert" och tryck på "Return" -knappen. Välj ett enkelt teckensnitt i menyn med en stor storlek - kanske 36. Markera cellerna A1 till D1. Högerklicka på denna cellgrupp, och i rullgardinsmenyn som visas, välj "Formatera celler". På fliken Justering, klicka på "Slå ihop celler". Slå nu ihop cellerna för intervall A3 till D10 på samma sätt. Inom dessa celler sätter du in företagsinformationen. I F3, skriv "Datum:" och sätt in en funktion för det aktuella datumet i E3 genom att skriva "=Today ()" I cell A11 skriver du "Kund:" Slå ihop cellerna B11 till D11, B12 till D12, B13 till DB13, B14 till D14 och B15 till D15 individuellt.

Steg 3

Förutsatt att du behöver tillhandahålla listor över delar och kvantiteter, lägg dessa titlar i cellerna A18 och D18. Slå ihop cellerna B18 till C18 till och med B32 till C32 enligt ovan. Huvudkolumnen "Beskrivning" och centrerar den. "Kostnad" kan anges i kolumn E18. Kolumn F18 kan märkas "Utökad". I varje rad nedanför denna sista kolumn, infoga en formel för att multiplicera mängden gånger kostnaden. Till exempel, cell F19 skulle läsa "=D19 * E19." Formatera dessa celler som valuta. Noll dollar visas tills du har data i lämpliga kolumner.

Steg 4

Skriv "Delsumma" i cell a33, "Skatt" i cell A34 och "Labor" i cell A35. Skriv "Total" i A37. För att avsluta denna del och skapa beräkningarna, i F33, sätt in formeln “=Summa (F19:F32). E34 håller skattesatsen i procent. Skapa den beräknade momsen i f34 genom att infoga “=E34*F33” och formatera den här cellen som valuta. För arbetskostnaden, ange antalet timmar i D35 och timlönekostnaden i E35. Ställ in den beräknade arbetskostnaden i F35 med denna formel:"=d35*e35." Avsluta beräkningarna med att lägga till F33, F34 och F35 i cell F37:“=summa (F33:F35).”

Steg 5

Lägg till celler för namnet på förberedaren, datumet då offerten löper ut och formuleringar som ”För att acceptera detta citat, underteckna och datum här. ” Markera varje kolumn med citatelementen uppifrån och ner och infoga kanter.

Spara kalkylbladet som en mall, inte som ett Excel -kalkylblad. Välj "Arkiv/Spara som" och Excel -mall som dokumenttyp.

Tips

• Efter varje steg, spara filen så om fel görs, hela processen behöver inte upprepas från början.
• Om raderna för delar inte räcker, eller för många, helt enkelt infoga eller ta bort rader.
• Ändra kolumnrubrikerna så att de matchar företagets behov.
• Visa exempel på hela kalkylbladet, med alla formler och hur kalkylarket kan se ut vid faktisk användning i avsnittet Ytterligare resurser.
• I stegen ovan, för att kommandon eller objekt ska skrivas in, ignorera skiljetecken (punkt eller citattecken).

Varningar

• Som utvecklat, cellerna i kalkylarket är inte skyddade. Om mer än en person arbetar med offert, överväga att skydda vissa celler som inte bör ändras.
• Spara inte den första riktiga offerten som en mall - spara den som en vanlig kalkylarkfil, ger det kundens namn för enkel spårning.
• Om moms tas ut på arbete såväl som delar, skattelinjen bör ligga under dessa två totalsummor.