Hur du bygger ett offertsystem med Excel

Steg 1

Lista de specifika punkterna som måste ingå i ditt offertsystem. Detta bör omfatta företagets namn, adress, telefonnummer, e‑post och hemsida om tillgängligt. Lägg även till plats för datum, kundinformation samt, beroende på verksamhet, artiklar som del‑nummer, beskrivning, kvantitet, kostnad och en plats för totalbelopp per del. Avsluta med namn på den som förbereder offerten, förfallodatum och en signaturplats för kunden.

Steg 2

Öppna ett tomt kalkylark i Excel. Skriv "Offert" i cell A1 och tryck Enter. Välj ett tydligt typsnitt i storlek 36. Markera cellerna A1‑D1, högerklicka och välj Formatera celler → Justering → Sammanfoga celler. Gör samma sak för området A3‑D10 och fyll i företagets uppgifter. I F3 skriv "Datum:" och i E3 skriv formeln =TODAY(). I A11 skriv "Kund:" och sammanfoga cellerna B11‑D11, B12‑D12, B13‑D13, B14‑D14 och B15‑D15.

Steg 3

Om du behöver ange material och kvantiteter, placera rubrikerna "Artikel" i A18 och "Kostnad" i D18. Sammanfoga cellerna B18‑C18 till B32‑C32. Sätt rubriken "Beskrivning" i kolumn B‑C och centrera den. I kolumn E18 lägg till rubriken "Kostnad" och i F18 rubriken "Totalt". I varje rad under kolumn F infoga formeln =D19*E19 (justera radnumret). Formatera kolumnen som valuta. Totalt blir 0 tills du fyller i data.

Steg 4

I cell A33 skriv "Subtotal", i A34 "Moms" och i A35 "Arbetstid". I A37 skriv "Total". Beräkna subtotalen i F33 med =SUM(F19:F32). I E34 ange momssatsen som procent. I F34 räknar du =E34*F33 och formaterar som valuta. I D35 skriv antalet arbetstimmar, i E35 den timlöner du tar ut. I F35 beräknas =D35*E35. Slutligen summera F33, F34 och F35 i F37 med =SUM(F33:F35).

Steg 5

Lägg till celler för förarens namn, offertens förfallodatum och en textruta med “För att acceptera offerten, signera och datum här.” Markera hela offerten, sätt kantlinjer och spara som mall (File → Spara som → Excel-mall).

Tips

• Spara filen efter varje steg så att du inte behöver börja om vid fel.
• Om antalet artiklar är för lågt eller för högt, lägg till eller ta bort rader.
• Anpassa kolumnrubrikerna efter dina affärsbehov.
• Se exempel på fullständig mall med alla formler i “Ytterligare resurser”.
• Vid inmatning av kommandon eller texter, ignorera punkt eller citationstecken.

Varningar

• Cellerna i kalkylarket är inte skyddade. Om flera personer arbetar med offerter, skydda de celler som inte får ändras.
• Spara inte den första riktiga offerten som mall; spara den som vanligt kalkylark och döp till kundens namn.
• Om moms tas ut på både material och arbetskostnad, placera momslinjen under de två summorna.