Hur man använder Excel som databas

Det tabellerade formatet som Excel använder för att lagra tal och formler kan också användas för att skapa en sökbar databas för din verksamhet eller privata behov. Kolumner i ett Excel-ark fungerar som fält i en databas och beskriver egenskaperna för informationen du vill lagra. Varje rad representerar en post eller en fullständig beskrivning av ett objekt i databasen. När du skapat databasen kan du lägga till fler poster eller bläddra bland dem med Excels formulärverktyg.

Fyll din databas

Steg 1

Öppna ett nytt, tomt kalkylark som ska fungera som din databas.

Steg 2

Skriv ett unikt namn för varje fält i din databas i separata kolumner. Varje kolumn kommer att innehålla information om varje objekt du lagrar. Exempelvis, om du vill skapa en databas med din musik och lagra titel, artist, genre och år för varje CD, skriv "Titel" i cell A1, "Artist" i B1, "Genre" i C1 och "År" i D1. Tillsammans representerar fälten en databas­tabell.

Skriv in data för varje objekt i din databas. Till exempel, om du har en CD från 2001 med titeln "Best of Broadway", skriv "Best of Broadway" i en rad i kolumnen "Titel", "Boston Pops" i samma rad under "Artist", "Broadway" under "Genre" och "2001" i kolumnen "År". Varje rad du lägger till blir en ny databaspost.

Lägg till nya poster med formulärverktyget

Steg 1

Klicka på "Hem", "Alternativ" och sedan "Snabbverktygsfält".

Steg 2

Välj "Alla kommandon" i listan "Välj kommandon från".

Steg 3

Klicka på "Formulär", "Lägg till" och sedan "OK" för att lägga till formulärknappen i snabbverktygsfältet.

Steg 4

Klicka på en fylld cell i din databas och sedan på "Formulär"-knappen. Excel skapar automatiskt ett formulär med dina databasfält och den första posten.

Lägg till en ny post i databasen med formuläret. Klicka på "Ny", fyll i data för varje fält i den nya posten och klicka sedan på "Stäng".

Bläddra i din databas

Steg 1

Klicka på en cell i din databas och sedan på "Formulär"-knappen.

Steg 2

Klicka på knapparna "Hitta nästa" för att visa nästa post i databasen.

Klicka på knapparna "Hitta föregående" för att visa föregående poster.

Tips

• Använd Excels kortkommandon för att söka efter ett specifikt objekt eller navigera i databasen. Sökfunktionen hjälper dig att hitta ett objekt i databasen. Till exempel, om du söker efter en CD av en specifik artist, tryck "Ctrl-F", skriv artistens namn i rutan "Sök efter", och tryck sedan "Enter". För att lägga till en ny post, tryck "Ctrl-End" och sedan "Enter" för att flytta markören till nästa tomma rad i ditt kalkylark.

Varning

• Informationen i den här artikeln gäller Excel 2013. Det kan variera något eller betydligt i andra versioner av Excel.