Så använder du klasser i QuickBooks för ideella organisationer

Använd klasser för att spåra program

Steg 1

Skapa en ny klass för varje program som genererar donationer. Klicka på „Listor” i menyraden, öppna klasslistan, klicka sedan på knappen „Klass” i nedre vänstra hörnet och välj „Ny”. Många ideella organisationer har flera program som både får intäkter (donationer) och har utgifter. Exempelvis har en kyrka program för evangelisering, ungdomar och missioner. Genom att skapa en klass för varje program kan du enkelt följa donationer och utgifter per program.

Steg 2

Koppla varje transaktion till den klass den hör till. För donationer anges klassen i doneringsformuläret, fjärde kolumnen från vänster. För utgifter anges klassen under fliken Utgifter, sista kolumnen i skärmen för betala checkar. Exempel: En kyrkmedlem donerar 300 kr till kyrkans missioner. Ungdomsprogrammet köper ett 300 kr-kurser för semestervijsa. 300 kr‑designationen till missioner registreras på doneringsformuläret. Designerade medel får endast användas för det program de avsågs för, vilket krävs enligt lag för ideella företag.

Skapa underklasser för flera program inom en huvudklass. Om missioner‑programmet stöder flera missionärer kan du skapa en underklass för varje missionär. Gör det på samma sätt som du skapade huvudklassen: när du lägger till en ny klass i klasslistan kryssar du i rutan för “Underklass”. Detta ger en överblick över totala donationer till missionerna och gör det möjligt att hålla varje missionärs bidrag separata.

Använd klasser för att spåra platser

Steg 1

Skapa en klass för varje enskild plats i en större organisation, t.ex. en ideell som driver flera secondhand-butiker, matsalar och barnomsorg för behövande. För skatteändamål är det viktigt att noggrant följa varje plats. För en organisation med fyra secondhand-butiker kan klasserna skiljas åt med enstaka ord som „Nord”, „Väst”, „Uppcenter” och „Upphälle”.

Steg 2

Tilldela alla utgifter till rätt plats. Hyra, löner och el är exempel på utgifter varje plats kan ha. Om varje plats är av samma typ (t.ex. en secondhand‑butik) kan du använda en enda QuickBooks‑fil och bara använda klassfunktionen för att skilja dem åt.

Tilldela alla donationer eller intäkter till rätt plats. I fallet med en kyrka är donationerna inte i utbyte mot en vara eller tjänst, men i en secondhand‑butik betraktas intäkterna från begagnade varor som intäkter. Denna information hjälper organisationen att fatta rätt beslut om utgifter börjar överstiga intäkterna eller donationerna.

Tips

• Andra användningsområden för klassfunktionen är att följa vilken typ av donationer som ges (t.ex. kontanter eller icke-kontanter), separata avdelningar och insamlingar eller speciella evenemang.

Varning

• QuickBooks klassfunktion kallas ofta för "Mighty Putty" – ett formbart material som kan användas för många ändamål men blir hårt så snart det torkar. När du väl har bestämt syftet för dina klass­deklarationer kan du inte ändra dem eller använda dem för två olika ändamål.