Hur man använder klasser i QuickBooks för ideella organisationer

Klassfunktionen är en av de minst utnyttjade av alla QuickBooks -funktioner. Klassfunktionen används på olika sätt för att hålla reda på transaktioner, köp eller försäljning genom att tilldela transaktionen en annan identifierande beteckning. Vissa företag använder klasser för att identifiera transaktionens plats om den har mer än en plats. Andra använder klasser för att identifiera det affärsområde där transaktionen sker. Till exempel, ett restaurang-/cateringföretag kanske vill tilldela klasser för att beteckna intäkterna från restaurangen och av catering separat för att en vinst- och förlustredovisning ska kunna genereras för varje del av verksamheten.

Använd klassfunktionen för att spåra program

Steg 1

Skapa en ny klass för varje program som genererar donationer till ideella organisationer. Klicka på knappen "Listor" i den övre menyraden. Detta öppnar klasslistan. Klicka på knappen "Klass" nere till vänster och sedan på "Ny". Många ideella institutioner har flera program som både genererar intäkter (donationer) och har utgifter. Kyrkor, till exempel, kommer att ha evangelisation, ungdoms- och uppdragsprogram. Genom att skapa en klass för var och en av dessa kan du hålla reda på alla donationer eller utsedda gåvor till varje program och hålla reda på kostnaderna för varje program.

Steg 2

Ange varje transaktion till den specifika klassen som den är relaterad till. För donationer, klassen skulle skrivas in i donationsformuläret i den fjärde kolumnen från vänster. För utgifter, klassen skulle skrivas in under fliken Utgifter och i den sista kolumnen på skärmen Skriv kontroller. Till exempel, en kyrklig medlem donerar $ 300 till kyrkans uppdrag. Ungdomsprogrammet köper en läroplan för semesterbibelskolan på 300 dollar. $ 300 -beteckningen för uppdrag registreras på donationsformuläret. De avsedda medlen kan inte användas för ett annat program än det för vilket de var avsedda. Genom att använda dessa beteckningar hålls dessa transaktioner åtskilda enligt lag för ideella företag.

Skapa underklassobjekt för flera program under en klass. Till exempel, programmet för större uppdrag kan ha flera missionärer som stöds. Under huvudklassen, Uppdrag, skapa en underklass för varje enskild missionär. Detta görs på samma sätt som du skapade klassen till att börja med. När du lägger till en ny klass i fönstret Klasslista, kryssa i en liten ruta för att ange om detta är en underklass. Detta kommer att tillåta en inblick i totalen som ges till uppdrag, med förmågan att hålla varje missionärs donationer åtskilda.

Använd klassfunktionen för att spåra platser

Steg 1

Skapa en klass för varje separat plats för en större organisation, som en organisation som driver flera platser för sparsamhetsbutiker, soppkök och barnomsorg för de fattiga. För skatterapporteringsändamål, Det kommer att vara nödvändigt att hålla noga koll på varje plats. För en organisation med fyra sparsamhetsbutiker, klasserna kan separeras med en ordbeteckning som skiljer dem från de andra (t.ex. Norr, Väst, Uptown och Downtown).

Steg 2

Tilldela alla utgifter till rätt plats. Hyra, lön och verktyg är exempel på alla utgifter varje plats kan ha. Om varje plats är samma typ av plats (t.ex. en second hand -butik), utgifterna skulle vara tillräckligt lika för att ha en QuickBooks -företagsfil och helt enkelt använda klassfunktionen för att skilja dem åt.

Tilldela alla donationer eller intäkter till rätt plats. När det gäller en kyrka, donationerna som kommer in är inte i utbyte mot en vara eller tjänst, som skulle vara fallet i en butik. Även om det är en ideell organisation, en second hand -butik kan betrakta pengarna som ges för begagnade varor som intäkter. Denna information kan göra det möjligt för organisationen att fatta ett lämpligt beslut om utgifterna börjar överstiga intäkterna eller donationerna.

Dricks

• Andra användningsområden för klassfunktionen inkluderar att hålla reda på vilken typ av donationer som ges (till exempel kontanter eller noncash), separata avdelningar och insamlingar eller speciella evenemang.

Varning

• Klassfunktionen i QuickBooks är känd som Mighty Putty of features. Mighty Putty är den formbara leran som kan formas för att göra ett av olika jobb, men när den blandats och utsatts för luft blir den hård som stål. När du har valt syftet med dina klassbeteckningar, den kan inte ändras eller användas för två olika ändamål.