Så använder du Microsoft Access som givardatabas

Ideella organisationer som tar emot donationer från privatpersoner eller stiftelser kan effektivisera sina insamlingsaktiviteter genom att bygga en givardatabas. Microsoft Access erbjuder ett lättanvänt, kostnadseffektivt alternativ för att lagra givare, följa donationer och skapa skräddarsydd korrespondens.

Använda Microsoft Access som givardatabas

Steg 1

Klicka på Microsoft Offices webbplats och välj “Mall”, sedan “Branschkategorier” och “Ideell verksamhet”. Välj mallen “Charitable Contributions database”, ladda ner den och godkänn användarvillkoren.

Steg 2

Packa upp nedladdningen med WinZip eller liknande och öppna mappen där filerna sparas. Dubbelklicka på .accdb-filen för att öppna Access‑mallen. Ge databasen ett eget namn, t.ex. “Givardatabas”.

Steg 3

Öppna databasen och bekanta dig med de grundläggande områdena: kampanjer, givare, donationer, personal, evenemang och uppgifter. Tack vare den uppdaterade mallen krävs lite arbete för att skapa strukturen.

Steg 4

Gå till fliken Kampanjer, lägg till dina pågående kampanjer och mata in aktuella finansdata. En histogramgraf visar mål, kampanjer och evenemang, vilket gör det enkelt att följa upp hur mycket som har samlats in.

Steg 5

Skapa evenemang genom att lägga till deras namn. Om ett evenemang är kopplat till en kampanj, ange kampanjens namn. Också självständiga evenemang är möjliga för aktiviteter som inte rör en specifik projekt.

Steg 6

Under Kampanjdetaljer, välj Rapportera donationer för att registrera privata donationer eller bidrag som är kopplade till en specifik kampanj eller ändamål. Skriv in givarens namn, eventuella löften eller betalda belopp, samt en kategori (t.ex. välgörenhet, privatperson, alumn). Detta gör det enkelt att sortera givare och skapa rapporter.

Klicka på Quick Links → Personal. Lägg till varje anställd som behöver åtkomst till databasen. För varje person kan du definiera uppgifter, tilldela ansvar, status och förfallodatum, vilket underlättar översikt och styrning.

Tips

• Säkerhetskopiera databasen till en säker server eller externt lagringssystem för att skydda organisationens data.
• Be alltid om en demo eller gratis provperiod innan du köper, så att du kan testa alla funktioner du behöver.
• Om du vill lägga till en hemknapp på varje sida, gör det för att snabbt återvända till startsidan och minska antalet öppna flikar.

Varning

• Microsofts mall har en hjälpsida, men teknisk support är begränsad och det finns inga officiella kurser för att lära sig systemet.

Utrustning du behöver

• Dator
• Microsoft Access‑givardatabas