Hur man använder åtkomst som en givardatabas

Ideella organisationer som accepterar donationer från privata givare eller till och med privata stiftelser bör inrätta en givardatabas. Att använda en Microsoft Access -databas som givardatabas är en metod för att hantera donationer och underlätta korrespondens.

Använda Access som en givardatabas

Steg 1

Gå till Microsoft Office -webbplatsen och välj Mallar, Branschkategorier och ideella. Det finns ett alternativ för databasen för välgörenhetsbidrag. Välj alternativet och klicka på nedladdning. Läs användaravtalet vid behov och välj acceptera, välj sedan spara.

Steg 2

Öppna filen i WinZip eller ett liknande dekomprimeringsprogram för att extrahera filerna, leta sedan upp mappen där filerna sparas och dubbelklicka för att öppna mallen. Byt namn på Access -mallen till givardatabas eller vilket namn du än väljer.

Steg 3

När du öppnar givardatabasen, ta några ögonblick för att bekanta dig med alternativen. De primära områdena som ingår kommer att vara kampanjer, bidragsgivare, donationer, anställda, händelser och uppgifter. Till skillnad från några av de tidigare versionerna av välgörenhetsdonationer från Microsoft Access, det finns begränsat arbete på din sida för att skapa databasen eftersom mallen har uppdaterats.

Steg 4

Gå till kampanjer och anpassa sidan och skriv in alla kampanjer som du för närvarande har. Ange den ekonomiska informationen om bidrag hittills. Det kommer att finnas ett histogram som visar insamlingsmålen, kampanjer, och evenemang. Detta hjälper dig att spåra det totala beloppet jämfört med det insamlade beloppet.

Steg 5

Spåra händelser och ange dem genom att ge dem namn. Om de är associerade med en specifik kampanj, du har en chans att ange kampanjens namn på det här formuläret. Händelser kan också hållas som oberoende om det inte är avsett att gå mot ett specifikt projekt.

Steg 6

Dra ned kampanjinformationen och gå till rapportera donationer för att ange privata donationer eller bidrag som är riktade till en specifik kampanj eller syfte. Skriv in givarens namn i Access och eventuellt utlovat löfte eller betalt belopp. Du kan också ange en kategori för givaren, som en välgörenhet, förälder, individ eller alumn. Detta kan hjälpa dig att reda ut bidragsgivarna för att skapa databasrapporter.

Gå till snabblänkar och sedan anställda. Klicka på lägg till ny bidragsgivare; lägg sedan varje individs väntande uppgifter. Alla anställda som ska ha databasåtkomst bör ha hennes namn in i databasen. Området kommer att ha ett alternativ för att ha titeln på uppgiften, vem uppgiften tilldelas, projektets status och förfallodatum. Detta kan hjälpa dig att enkelt övervaka och hantera dina anställda.

Tips

• Säkerhetskopiera Microsoft Access-givardatabasen till en säker server och ett off-site-system för att hålla din organisations register säkra.
• Fråga alltid om du kan ha en produktdemo eller prova en givardatabas innan du köper för att se till att du har alla funktioner som din organisation behöver.
• Om du vill lägga till en hemknapp på varje sida, Detta kan hjälpa dig att navigera tillbaka till huvudsidan för att hålla öppna flikar till ett minimum.

Varning

• Det finns en mallhjälpsektion på Microsoft, men var medveten om att programmet ofta saknar teknisk support och att det inte finns några kurser för att lära sig hur systemet fungerar.

Föremål du behöver

• Dator
• Microsoft Access Donor Database