Hur man använder QuickBooks för att registrera tionde och gåvor

Klasse‑spårning

För att uppfylla kyrkans särskilda redovisningsstandarder måste tionde och gåvor fördelas till separata konton enligt givarnas avsikt. Det är vanligt att kyrkor har flera fonder – till exempel ett allmänt fonds, ett byggnadsfond och ett missionsfond – som kan vara obundna, tillfälligt bundna eller permanent bundna. QuickBooks gör det enkelt att registrera sådana transaktioner genom att aktivera klass‑spårning och skapa en klass för varje fond.

Steg 1 – Aktivera klass‑spårning

1. Välj Redigera → Inställningar → Redovisning.
2. Gå till fliken Företagsinställningar och kryssa i Använd klass‑spårning.
3. Gå till Listor → Klasse‑lista. Klicka på Klasse längst ner och välj Ny.
4. Ange klassnamnet, t.ex. Allmänna fonder, och klicka Nästa för att spara. Skapa sedan ytterligare klasser enligt behov – exempelvis Missionsfond, Ungdomsfond eller Byggnadsfond. Lägg också till en klass för Pass‑Through-gåvor om du vill spåra gåvor som vidarebefordras till andra organisationer.
5. Klicka OK när du är klar med klasslistan.

Steg 2 – Registrera tionde och gåvor

1. Välj Donationer från QuickBooks hemskärm.
2. Klicka på rutan Customer:Job för att se en lista över givare. Välj en givare eller klicka Ny för att lägga till en ny givare med fullständig information.
3. Om hela gåvan ska gå till en enda fond väljer du den klass som motsvarar fonderna.
4. Bekräfta eller ändra datumet för gåvan och välj betalningsmetod – t.ex. Kontanter eller Check.
5. Klicka i kolumnen Item. Välj Ny om du inte redan har ett artikel för tionde/gåvor. Skriv Tionde/Gåvor som namn, Allmänna donationer som beskrivning, välj Tjänst som artikelsort och koppla till kontot Tionde/Gåvor i kontolistan. Klicka OK för att spara.
6. Skriv en beskrivning för gåvan och ange beloppet. Välj den fond som gåvan skall tilldelas.
7. Om gåvan ska delas mellan flera fonder lägger du till ytterligare artiklar och väljer rätt klass för varje del.
8. Du kan också lägga till en valfri kommentar för givaren i det angivna fältet.

Tips

• Vid första installationen av QuickBooks kan du välja Kyrka eller religiös organisation som bransch. Detta skapar automatiskt vanliga konton för kyrkor, t.ex. ett Tionde/Gåvor‑konto. De flesta kyrkor numrerar sina konton enligt följande: Tillgångar – 1000‑serien, Skulder – 2000‑serien, Nettoaktiva tillgångar – 3000‑serien, Intäkter – 4000‑serien och Kostnader – 5000‑serien.